# Bemanningsekonomi: vart budgeten tar vägen > Var bemanningsbudgeten läcker: övertid, administration, vakanser, sjukfrånvaro och hyrpersonal. Två kalkylatorer för att räkna på er egen verksamhet. Source: https://www.bemlo.com/budget Bemanningsekonomi handlar om vad det kostar att ha rätt person på varje pass: egen personal, extra timmar, vikarier, i regioner hyrpersonal, och tiden det tar att boka dem. Den här sidan visar var pengarna brukar försvinna och låter er räkna på er egen verksamhet. ## Fem poster som växer när bemanningen styrs för hand. Storleken på varje post skiljer sig mellan verksamheter. Mönstret brukar vara detsamma. ### Övertid och fyllnadstid När vakanser upptäcks sent fylls de ofta med övertid för dem som redan arbetar. Det kostar mer och sliter på personalen. ### Administrationstid Varje pass som ska bemannas kräver telefonsamtal, sms och mejl. Tiden syns sällan i budgeten men tas från chefer och samordnare. ### Vakanser som aldrig fylls Ett pass som står tomt kostar ingen lön, men arbetet görs ändå, av kollegor som springer fortare. Det kan synas senare i sjukfrånvaro och personalomsättning. ### Täckning vid sjukfrånvaro Korttidsfrånvaro måste täckas med kort varsel, och då används ofta de dyraste lösningarna: övertid och, i regioner, hyrpersonal. ### Påslag för hyrpersonal I regioner kostar ett pass som bemannas via ett bemanningsföretag i regel mer per timme än samma pass med egen personal. Ju senare passet avropas, desto färre alternativ finns kvar. ## Varje steg uppåt kostar mer per timme. Samma pass kan bemannas på flera sätt. Ju senare passet bemannas, desto fler av de billiga alternativen är borta. Bemlo erbjuder passet i den här ordningen, så att det billigaste alternativet används först. ### Resurspass Tid som redan är betald i schemat. Passet kostar ingen extra lön. ### Intern pool och timvikarier Egen personal till ordinarie timlön, med semesterersättning för timanställda. ### Fyllnadstid och övertid Extra timmar för dem som redan arbetar. Övertid ersätts med tillägg enligt kollektivavtalet. ### Hyrpersonal I regioner: bemanningsföretagets pris per timme, som i regel är högst. Staplarna visar ordningen, inte beloppen. Hur stor skillnaden är beror på era avtal. ## Se vad som driver kostnaden. Varje beställning i Bemlo har en orsak och konteras automatiskt. Ni ser vilka orsaker, enheter och tider som kostar, och kan sätta in åtgärder där de gör skillnad. - Egna beställningsorsaker - Kontering på upp till 20 dimensioner - Kostnad per orsak, enhet, dag och tid - Fakturaunderlag ur attesterad tid ### Varje leverantör följs upp mot avtalet. I regioner ser ni fyllnadsgrad, timmar, kostnad och avvikelser per bemanningsföretag. Siffrorna kommer ur samma attesterade tid som fakturan, så uppföljningen och fakturan stämmer alltid överens. ## Räkna på er egen verksamhet. ### Hyrpersonal eller intern pool Hur stor blir skillnaden i kostnad om en del av timmarna som i dag går till bemanningsföretag i stället bemannas av egen personal i en intern pool? **Formel:** Besparing = timmar per år × andel till poolen × (timkostnad hyrpersonal − timkostnad egen personal) - Timmarna som flyttas kan bemannas av egen personal med rätt kompetens. - Timkostnaderna är desamma för alla timmar under året. - Kostnaden för system, införande och administration ingår inte. - Förifyllda värden är exempel, inte uppgifter om någon verksamhet. ### Tid för bokning av pass Hur mycket tid går åt till att bemanna pass för hand (samtal, sms och mejl) och vad kostar den tiden? **Formel:** Timmar = pass per år × minuter per bokning ÷ 60. Kostnad = timmar × timkostnad. - Minuterna är ett genomsnitt för alla pass, även de som kräver flera samtal. - Resultatet är tiden som läggs i dag, alltså den tid som automatisering kan frigöra, inte en garanterad besparing. - Förifyllda värden är exempel, inte uppgifter om någon verksamhet. Kalkylen är en förenklad illustration och inget löfte om besparing. Det verkliga utfallet beror på er verksamhet, era avtal och hur arbetet organiseras. [Dropptaktskalkylator](/dropptakt): Ett separat verktyg för sjuksköterskor: räkna ut dropptakt och infusionshastighet. ## Vad det betyder för budgeten hos våra kunder. - Danderyds sjukhus: 13 MSEK lägre personalkostnad per år (Räknat på en genomsnittslön för timanställda på 32 000 kr/månad, extern personal för cirka 600 kr/timme och ett bemanningscentrum med fem samordnare.) - AbleCare Homes: −90 % beroende av bemanningsföretag - [Danderyds sjukhus sparar 13 miljoner kronor per år](/customers/danderyds-sjukhus) – Danderyds sjukhus fyller cirka 46 000 vakanta pass per år genom sin interna pool i Bemlo. Sjukhuset har ökat tillsättningen med egen personal med 25 procent och minskat tiden för bokning med 75 procent. - [AbleCare Homes minskade beroendet av bemanningsföretag med 90 procent på fyra månader](/customers/ablecare) – AbleCare Homes, en brittisk omsorgsgivare med flera boenden, byggde en gemensam personalbank i Bemlo. Efter fyra månader hade beroendet av bemanningsföretag minskat med 90 procent. ## Vanliga frågor ### Är siffrorna i kalkylatorerna verkliga? Nej. De förifyllda värdena är exempel för att visa hur kalkylen fungerar, inte uppgifter om någon verksamhet eller löften om besparing. Ersätt dem med era egna siffror. ### Vad ska räknas in i timkostnaden för egen personal? Räkna med lön, arbetsgivaravgifter, semesterersättning och de ob- och övertidstillägg som passen brukar ge. Ekonomi- eller löneavdelningen har ofta ett schablonvärde per yrkesgrupp. ### Varför räknar kalkylen inte med kostnaden för ett system? Kalkylatorerna visar storleken på kostnaderna, inte en fullständig investeringskalkyl. Vill ni ha en kalkyl med licens, införande och era egna siffror tar vi fram den tillsammans med er. ### Hur minskar en intern pool kostnaden för hyrpersonal? När vakanta pass först erbjuds egen personal och timanställda i en gemensam pool, fylls fler pass internt och färre behöver avropas från bemanningsföretag. Det som ändå avropas går till upphandlade leverantörer till avtalat pris.