# AI och automation i schemaläggning och bemanning > Bemlos AI-agent lägger scheman, löser frånvaro, fyller vakanser och tar fram underlag åt dig, med dina behörigheter och enligt era regler. Så fungerar agenten och automationen, och därför har chefen alltid sista ordet. Source: https://www.bemlo.com/ai Bemlos AI-agent ser det du ser och kan göra det du kan göra i Bemlo: lägga scheman, lösa frånvaro, fylla vakanser, ta fram underlag och svara på frågor om kostnader. Du beskriver vad du vill, agenten gör jobbet och du godkänner. [Läs om AI-schemaläggning](/product/ai-scheduling) - Chef: "Anna är sjuk på tisdag. Lös det utan övertid." Johan tar Annas dagpass. Dygnsvilan och veckoarbetstiden håller, och ingen går på övertid. - Schemaläggare: "Lägg schemat för vecka 42 utifrån behovet och önskemålen." Schemat är klart. Hela behovet är täckt och 14 av 15 önskemål är uppfyllda. - Bemanning: "Fyll de vakanta passen på torsdag och fredag." Två pass är tillsatta från poolen med personal som vill jobba mer. Inget gick till bemanningsföretag. - Ekonomi: "Varför gick vi över budget den här veckan?" Tre kvällspass gick på övertid. Om resurspassen läggs på kvällarna i stället blir kostnaden lägre. Fixa nu: Klart. Resurspassen täcker nu de tre kvällarna, övertiden är borta och alla regler håller. ## Inte ett system att lägga in schemat i. Ett system som lägger schemat. I ett vanligt schemasystem lägger du in schemat och systemet väntar på att du ska klicka. Bemlos agent lägger schemat åt dig: den ser det du ser, kan göra det du kan göra och tar uppgiften hela vägen, från fråga till färdigt schema. ### Ett vanligt schemasystem - Du ringer runt för att hitta någon som kan ta passet - Du kontrollerar dygnsvila och avtal själv - Du flyttar pass ett i taget - Rapporterna tar du fram i Excel ### Med Bemlos agent - Agenten hittar den som kan, utan övertid - Lagar, avtal och era regler kontrolleras innan något ändras - Hela schemaperioden läggs på några minuter - Frågor om kostnad och frånvaro besvaras direkt, med underlaget ### Fyra roller i en kollega. ### Schemaläggaren Lägger schemat utifrån behov, kompetens och önskemål. ### Bemanningsadministratören Löser frånvaro och fyller vakanser med egen personal först. ### Juristen Kontrollerar arbetstidslagen, kollektivavtalen och era regler vid varje ändring. ### Ekonomen Visar vad schemat kostar och var pengarna går. ## Från en fråga till hela jobbet. Börja med en fråga. När du litar på agenten tar den hela uppgifter, och till slut sköter den det löpande arbetet själv, inom de ramar ni sätter. ### Nivå 1: Fråga Du ber: "Vilka pass saknar sjuksköterska nästa vecka?" 1. Agent: Läser schemat och kompetenserna för veckan 2. Agent: Hittar tre pass utan sjuksköterska 3. Agent: Svarar med passen och vem som kan ta dem 4. Du: Du bestämmer vad som ska göras ### Nivå 2: Ta in underlag Du ber: "Här är förra årets sommarschema i Excel. Gör ett likadant för i år." 1. Agent: Läser Excel-filen 2. Agent: Matchar personerna mot dagens personal 3. Agent: Lägger upp sommarens schema i Bemlo 4. Du: Du granskar och justerar ### Nivå 3: Ändra Du ber: "Anna är sjuk på tisdag. Lös det utan övertid." 1. Agent: Hittar vem som är ledig och har rätt kompetens 2. Agent: Kontrollerar dygnsvila, veckovila och avtal 3. Agent: Beskriver ändringen innan den görs 4. Du: Du godkänner 5. Agent: Bokar Johan på passet ### Nivå 4: Hela uppgiften Du ber: "Lägg schemat för nästa period." 1. Agent: Läser behovet, önskemålen och reglerna 2. Agent: Tar fram ett schema som täcker behovet 3. Agent: Visar var det saknas personal och varför 4. Du: Du granskar och publicerar 5. Agent: Skickar vakanserna vidare till poolen ### Nivå 5: Sköter sig självt Du ber: "Fyll sjukfrånvaro i natt enligt våra regler." 1. Agent: Ser ett vakant pass klockan 05.40 2. Agent: Erbjuder passet till rätt personer i turordning 3. Agent: Kontrollerar reglerna och bokar den som tackar ja 4. Du: Du ser vad som hänt när du loggar in ## Fem saker Bemlo gör åt dig. Bemlo tar de repetitiva stegen. Besluten är dina. ### Schemaförslag Ett schema som följer era regler, utifrån behovet och önskemålen. ### Vakanser från egna pooler Tomma pass går till er pool och till dem som vill jobba mer, med rätt kompetens. ### Avrop till bemanningsföretag Det som inte fylls internt avropas i avtalets ordning. ### Regelkontroller Dygnsvila, veckovila och avtal kontrolleras i varje schema. ### Tid och löneunderlag Timmar och tillägg går direkt till lönesystemet. ## Från vårdbehov till publicerat schema. Optimeringen är ett verktyg i chefens händer. Den föreslår, människan beslutar. 1. Underlag – Behov och önskemål: Vårdbehov per enhet och tid på dygnet; Kompetenser och tjänstgöringsgrad; Önskemål och frånvaro 2. Regler – Regler och villkor: Arbetstidsregler och kollektivavtal; Kompetenskrav per pass; Lokala regler för enheten 3. Optimering – Schemaförslag: Kraven uppfylls först; Därefter vägs behov, rättvisa och önskemål; Luckor visas som vakanser 4. Granskning – Chefen granskar: Justerar pass för hand; Ändrar villkor och räknar om; Godkänner förslaget 5. Publicering – Schemat går ut: Personalen ser sina pass i appen; Vakanser går till poolen; Timmar går vidare till lön Inte nöjd med förslaget? Ändra underlaget eller reglerna och räkna om. ### Krav bryts inte Regler som ni ställer in som krav, till exempel dygnsvila, behandlas som villkor som förslaget måste uppfylla. Går vårdbehovet inte att täcka inom reglerna lämnas passet vakant och syns tydligt, i stället för att en regel bryts i det tysta. ### En fast prioritetsordning Allt annat vägs mot varandra i en bestämd ordning: först att täcka vårdbehovet och undvika vakanser, sedan en rättvis fördelning av kvällar, helger och långa pass, sedan tjänstgöringsgrad och övertid, och sist önskemål om arbetstider. ### Konflikter förklaras När reglerna inte går att uppfylla samtidigt visar Bemlo vilka villkor som krockar och vilka medarbetare det gäller, så att chefen kan fatta beslutet. ## Byggt för verksamheter som måste kunna förklara sina beslut. ### Data inom EU Bemlo drivs inom EU, och personuppgifter om er personal hanteras enligt GDPR. ### Människan i loopen Optimeringen lämnar förslag. Ett schema publiceras först när en chef har granskat och godkänt det, och chefen kan ändra varje pass. ### Spårbarhet Ändringar av pass, ansökningar och avrop loggas med vem som gjorde dem och när, så att det i efterhand går att se hur ett schema blev till. ## Vad automationen ger hos våra kunder. - [Danderyds sjukhus sparar 13 miljoner kronor per år](/customers/danderyds-sjukhus) – Danderyds sjukhus fyller cirka 46 000 vakanta pass per år genom sin interna pool i Bemlo. Sjukhuset har ökat tillsättningen med egen personal med 25 procent och minskat tiden för bokning med 75 procent. - [AbleCare Homes minskade beroendet av bemanningsföretag med 90 procent på fyra månader](/customers/ablecare) – AbleCare Homes, en brittisk omsorgsgivare med flera boenden, byggde en gemensam personalbank i Bemlo. Efter fyra månader hade beroendet av bemanningsföretag minskat med 90 procent. - [Region Örebro län införde Bemlo på mindre än fyra veckor](/customers/region-orebro) – Region Örebro län införde Bemlos avropssystem för hyrpersonal på knappt fyra veckor och var därefter redo att arbeta enligt det nya nationella avtalet. ## Vanliga frågor ### Vad är en AI-agent? En AI-agent är en AI som gör saker åt dig, inte bara svarar på frågor. I Bemlo ser agenten det du ser och kan göra det du kan göra: lägga scheman, flytta pass, fylla vakanser och ta fram underlag. Varje ändring beskrivs innan den görs, och du godkänner. ### Ersätter AI schemaläggaren? Nej. Bemlo tar fram ett schemaförslag och gör det repetitiva arbetet, men schemaläggaren eller chefen granskar, justerar och publicerar. Tiden som frigörs kan läggas på det som kräver omdöme: dialog med personalen, avvägningar och uppföljning. ### Hur tas personalens önskemål hänsyn till? Personalen lämnar önskemål om pass och arbetstider, och de vägs in i optimeringen tillsammans med vårdbehovet och reglerna. Önskemål väger lägre än att täcka behovet och att fördela obekväma pass rättvist, så alla önskemål kan inte alltid uppfyllas, men förslaget försöker uppfylla så många som möjligt. ### Följer schemat arbetstidslagen och kollektivavtal? Bemlo kontrollerar schemat mot de arbetstidsregler som ni ställer in, till exempel dygnsvila, veckovila och antal arbetsdagar i följd, utifrån lagen och de kollektivavtal som gäller hos er. Regler som ställs in som krav bryts inte i förslaget. Ansvaret för att reglerna är rätt inställda och för det publicerade schemat ligger hos arbetsgivaren. ### Vad händer om behovet inte går att täcka? Då lämnas passet vakant i förslaget i stället för att en regel bryts. Vakansen syns direkt och kan publiceras till er pool eller avropas från bemanningsföretag. ### Kan vi ändra schemat efter att förslaget är klart? Ja. Chefen kan flytta, lägga till och ta bort pass för hand, eller ändra villkoren och räkna om förslaget. Inget publiceras förrän chefen godkänner det. ### Är det här en svart låda? Nej. Optimeringen följer regler och prioriteringar som går att se och ändra. När villkor krockar visar Bemlo vilka det är och vilka medarbetare det gäller.